Da de tre store, statlige eide leverandører av tjenester til kunnskapssektorenskulle slås sammen, begynte et møysommelig arbeid med å samle all kommunikasjon på en, digital flate.
Sikt som er kunnskapssektorens tjenesteleverandør, ble etablert 1. januar 2022. Da slo NSD (Norsk senter for forskningsdata AS), Uninett AS og Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning seg sammen. Det er cirka 400 ansatte fordelt på kontorer i Trondheim, Bergen og Oslo.
Samtidig var det tre virksomhetskulturer, mye fagkunnskap og mer enn 70 ulike tjenester med stort og smått som skulle få en felles plattform. Merethe Bentzen fikk ansvaret med å få dette til å virke.
- Det har vært og er fortsatt en spennende utfordring. Mange har forventninger til hvordan dette skal bli, sier Merethe Bentzen som er prosjektleder for sikt.no.
Viktig med bred forankring
En ting er å få nye kolleger og faggrupper til å jobbe sammen på tvers, men her skulle Sikt også samle all informasjon og alle tjenester på en flate i en ny nettside. Nettsiden skal kommunisere på et enhetlig nivå med samarbeidspartnere, brukere av Sikts tjenester og andre kunder.
- En ting er det tekniske, en annen ting er budskapet som formidles. Underveis i web-prosjektet så vi behov for å lage mange av sidene våre på nytt og nærmest fra bunnen av. Vårt mål er å speile hele bredden i Sikt. Samtidig som vi var i gang med å utvikle nytt design og bygge et helt nytt CMS, måtte vi starte arbeidet med innhold. For å lykkes med det trengte vi en god prosess og dedikerte skribenter, forklarer Bentzen.
I samråd med Frontkom som er leverandør av tekniske tjenester og innholdstjenester, så etablerte Sikt en prosess for innholdsproduksjon som involverte hele bredden av faggrupper under Sikt-paraplyen. I tillegg var salg og kundeservice koblet tett på innholdsprosessen med førstehånds kunnskap om det brukerne og samarbeidspartnerne har behov for.
Redaksjonsstruktur
Det hele startet med å rekruttere riktige innholdsprodusenter og skribenter med fagkunnskap internt i Sikt. Deretter ble disse, cirka tredve i tallet, samlet til en “skrivestue” og kickoff for innholdsproduksjonen. Den foregikk fysisk i Bergen, Oslo og Trondheim som var lenket sammen på zoom i tillegg. Alt innholdet som skulle lages, ble strukturert opp i Airtable med delt tilgang. Senior kommunikasjonsrådgiver Margit Wagnild fikk rollen som “streng” vaktsjef og ansvar for å drive prosessen fremover og holde deadlines.
På forhånd laget Frontkom et malsett og en sjekkliste for de ulike sidene som skulle produseres, slik at hver enkelt skribent hadde noe å forholde seg til. Disse malene sørget for at innholdet sto til designet og et enhetlig uttrykk på alt som ble produsert.
- Skrivestuen ble en god start hvor vi gikk gjennom strategien, men også ble veldig konkrete med maler for de ulike sidene og tekstene som skulle lages. Vi hadde også konkrete skrivetips som vi delte med alle. I tillegg kom vi i gang med produksjonen, sier Wagnild.
Samtidig lanserte Sikt en redaksjonell struktur med skribenter - fagredaktører - vaktsjef og redaksjonsråd. Målet var at alle som bidro skulle ha noen de kunne gå til om de sto fast eller trengte sparring. En slik struktur drev skriveprosessen fremover med tydelige rammer for ansvar.
Enhetlig kommunikasjon
Alt innholdet til den nye webben skulle lages på en måned(!). Ihvertfall nok til en lansering. Flere mente det var halsbrekkende, men det gikk. Struktur er alfa og omega - i tillegg til bred forankring og tydelige oppgaver. Wagnild og Bentzen er samstemt på hvorfor de lykkes.
- Vi må virkelig gi ros til alle ansatte som har bidratt. På tvers av tidligere selskapsstrukturer har vi fått en enhetlig kommunikasjon, og mange sier det har vært fint å kunne bidra. Som skribent blir du nødt til å betrakte det du driver med fra utsiden for å forklare det best mulig, sier Wagnild.
- Vi har hatt brukernes behov i tankene hele veien og lanserer først en versjon 1.0. Så er vi bevisste at Sikt sine sider og tjenester utvikles i samråd med brukerne og derfor må nettsidene holde tritt med utviklingen. Da får vi stadig nye og oppdaterte versjoner. Det er et hektisk prosjekt og det har nok vært både litt blod og slit underveis, men vi går i mål med et smil om munnen, avslutter Merethe Bentzen.
