Tid er en verdifull ressurs. Som ansatt i en ideell organisasjon er det ditt ansvar å forvalte tiden din til det beste for formålet. Et godt CRM (Customer Relationship Management) hindrer minutter, timer, dager og uker i å renne bort mellom fingrene dine mens du venter på å få tid til å gjøre verden til et litt bedre sted.
En skreddersydd digital verktøykasse tillater ansatte i ideelle organisasjoner å bruke tiden sin på saker de brenner for. Blant verktøyene er et godt CRM (Customer Relationship Management) det mest åpenbare eksemplet på en nødvendig investering i formålet. Ved å redusere andelen arbeid som må gjøres manuelt, sørge for orden i medlemslistene og ivareta kommunikasjon med alle typer støttespillere gjennom automatiserte prosesser, vil organisasjonen få utvidede muligheter til å gjøre en reell forskjell for så mange som mulig.
Et godt CRM frigjør tid til å redde verden
At dagen har for få timer er en velkjent opplevelse for ansatte i ideelle organisasjoner. Viljen til å ivareta medlemmer, følge opp givere og rekruttere flere engasjerte støttespillere er ofte større enn mulighetene til å gjennomføre det. I mange tilfeller spises tiden opp av manuell administrasjon i utdaterte verktøy, der et godt CRM tilrettelagt for organisasjoner vil effektivisere arbeidet og tillate administrasjonen å jobbe mer profesjonelt.
Et godt CRM vil frigjøre tid til oppgaver som har større verdi for formålet, og skaper derfor verdi for ideelle organisasjoner gjennom å:
- Minimere manuelt arbeid
- Effektivisere prosesser
- Administrere medlemslister
- Segmentere kontakter
- Automatisere kommunikasjon
- Skape orden og kontroll
- Tilrettelegge for tettere oppfølging av medlemmer og givere
Les også: Den digitale reisen til en bedre verden
Invester i formålet
Har du noen gang regnet på hvor mange timer av arbeidsuken du bruker på å utføre manuelle arbeidsoppgaver som kunne vært utført av et digitalt verktøy? Har du forsøkt å gange opp timeantallet med antall ansatte i organisasjonen? Og deretter regnet på prisen det koster organisasjonen per arbeidstime?
I mange ideelle organisasjoner er dette tallet frustrerende høyt, men hold deg fast - det blir verre. Det hører til en uunngåelig X-faktor i dette regnestykket - nemlig hvor mange som hadde hatt nytte av disse pengene dersom de hadde gått direkte til organisasjonens formål. Svaret er i mange tilfeller ikke bare frustrerende, men også fortvilende. Og løsningen er opplagt.
Å bruke en andel av summen på å investere i verktøy som hadde gjort jobben for dere, er en investering i formålet. Inngangssummen kan oppleves høy for noen, men husk å fordele kostnaden utover årene et CRM vil komme organisasjonen, og dermed formålet, til nytte.
Les også: Ikke-kommersiell kommunikasjon må også konvertere.
Tillit er avgjørende
Utdaterte medlemssystemer, eller enda verre - store Excel-ark med navn, kontaktinfo og medlemsstatus. Hvem har betalt? Hvem har meldt seg ut? Eller inn? Hvem har mottatt takkebrev? Hvordan er kommunikasjonshistorikken med giverne - hvis den finnes?
Alt dette er data som er viktige å ha kontroll på for at organisasjonen skal jobbe effektivt og fremstå profesjonell. Og en organisasjon er avhengig av å fremstå profesjonell og å følge opp kontaktene sine for at aktuelle givere skal få lyst til å legge igjen pengene sine akkurat der. Uavhengig av hvor godt formålet er - tillit er avgjørende for å få nødvendig støtte til å gjøre en innsats. Et CRM som håndterer disse verdifulle dataene er verktøyet som profesjonaliserer organisasjonen og dermed øker inntjeningen.
Les også: Hvordan kommunisere kommersielt for å lykkes ideelt
Orden i kontaktene betyr bedre oppfølging
I et CRM knyttes alle relevante data til den enkelte kontakt. Medlemsstatus, betalte og ubetalte medlemsavgifter, hvilke manuelle og automatiserte e-poster er sendt og donasjoner som er gitt. Er dette et potensielt nytt medlem som har vært inne og snust på nettsidene Hva har vedkommende lest, og hvor har det stoppet opp?
CRM’et kategoriserer kontaktene etter målgruppe og hvor i kommunikasjonsløpet de befinner seg. Når man har kontroll på slike data for alle eksisterende og potensielle støttespillere, har man også muligheten til å følge dem opp så godt og tett man ønsker - og som de fortjener. Slikt settes pris på. Og den prisen vil komme formålet ditt til gode.
Din tid er verdifull!
Når denne verdifulle informasjonen administreres av CRM’et, frigjør det de ansattes tid til manuell oppfølging der det er hensiktsmessig. Er det en lojal fast giver som burde vært fulgt opp bedre? En bedriftspartner dere har litt dårlig samvittighet for å ikke ha besøkt?
Kommunikasjonen mellom organisasjonen og potensielle eller eksisterende støttespillere kan skreddersys. Målrettet innhold kan sendes ut og publiseres automatisk til riktig tid, og systemet kan settes opp til å varsle i tilfeller der personlig kommunikasjon er nødvendig. Alt dette er grep som gjør at alle kontakter føler seg ivaretatt, og dermed øker sjansen for at flere ønsker å støtte organisasjonen og formålet.
CRM er ryggraden
Skreddersydd kommunikasjon og effektivisering gjennom digitale verktøy er nødvendig for at ideelle organisasjoner skal kunne bidra maksimalt til sine formål. Frontkom leverer ulike CRM-systemer til ideell sektor, men også verktøyene som sørger for å få kontaktene inn i systemet - i form av annonser, kampanjer og gode nettsider med sømløs funksjonalitet og innhold som overbeviser.
Ved å la CRM’et knytte sammen alle kontaktpunkter og utnytte mulighetene for segmentering og automatisering vil organisasjonen fremstå helhetlig og profesjonell fra første møte og gjennom hele prosessen. Slik vil ideelle organisasjoner lykkes i å knytte til seg støttespillere som er uunnværlige for å gjøre verden til et litt bedre sted.
Stine Nevjar
Møt Stine, innholdsprodusent og rådgiver hos Frontkom. Med over 10 års erfaring innen skriftlig, muntlig og visuelt kommunikasjonsarbeid. Hun har en Mastergrad i Medievitenskap og Kommunikasjon fra Universitetet i Oslo,. Stine brenner for klarspråk, presis formidling og troverdige kilder.