Felles FS-integrasjon: Samarbeid i utdanningssektoren

Alle universiteter og høyskoler ønsker å finne de studentene som passer best til nettopp deres studier. Dette lykkes de selvsagt ofte med, men det er vanskelig å tallfeste dette nøyaktig. Det som er helt sikkert er at det er krevende og omfattende arbeid med mange involverte. Det er en miks av arbeidsflyter og godkjenningsprosesser, som skal på plass for at studentene finner det de trenger å vite om et studie for å søke om plass. Og informasjonen skal selvsagt være korrekt i henhold til målene for både studieadministrasjon, kommunikasjonavdeling og flere.

Utfordringen med integrasjoner mot FS (Felles studentsystem) er kjent for de fleste som jobber med universitetsnettsider. Integrasjonene er komplekse og tunge, og krever både teknisk kompetanse og (for) mye tid. I tillegg er det ofte manglende oversikt over hva som faktisk kan hentes ut av data fra FS, noe som ytterligere kompliserer integrasjonsprosessene. 

Vi i Frontkom jobber for tiden, i samarbeid med flere universiteter, med å standardisere slike integrasjoner så langt det er mulig for å forenkle integrasjonsjobben for skoler over hele Norge.

Hva er nytt i FS? 

Våren 2023 markerte en viktig milepæl for FS. Deres nye API ble lansert og klar for produksjon, noe som kommer til å påvirke alle høyskoler og universiteter. Det nye API-et kommer til å være standarden alle på sikt må integrere mot, så dette er relevant for alle utdanningsinstitusjoner – både for de som allerede har en FS-integrasjon, og for de som vurderer å bygge en.

Sikt, som står bak utviklingen av FS, er også aktivt engasjert i diskusjonene om hvordan dette systemet blir brukt. Folk fra Sikt vil derfor være en del av vår neste samling om temaet. 

Hva er fordelene ved det nye APIet?

Det nye APIet til FS er bygget på GraphQL, en moderne teknologi som er standard for mange webapplikasjoner i dag. Dette gir deg mer fleksibilitet i bygging og bruk av integrasjoner til ditt system. Denne fleksibiliteten oversettes ofte til ytelsesforbedringer, som gjør at nettsiden din kjører raskere og mer effektivt enn før.

I tillegg gir det nye APIet mer presise spørringer. I stedet for å være belastet med overflødig informasjon, kan FS levere bare det akkurat du trenger. Dette minimerer mengden unødvendig data, noe som optimaliserer ytelsen av systemene dine og gjør prosessene dine mer effektive.

Så mens det kan virke som en ekstra innsats å bytte til det nye APIet, vil denne endringen ikke bare gjøre dine systemer kompatible med de seneste standardene, men den vil også potensielt forbedre ytelsen og effektiviteten til nettstedet ditt. I det lange løp vil dette altså være en stor fordel for hele organisasjonen din.

Hvorfor jobber Frontkom med FS-integrasjoner?

Med nesten et tiår med erfaring innen integrasjoner for FS, har Frontkom solid teknisk ekspertise på området. Vi har utviklet en Drupal-modul som vi allerede bruker mot eksisterende kunder, og vi jobber kontinuerlig med å forbedre og utvide denne verktøykassen.

Bortsett fra de store trekkene som ofte blir nevnt i anbudsprosesser, fokuserer vi også på verktøy for loggføring, løsninger for å utføre testspørringer mot FS, og andre funksjoner som ikke alltid får oppmerksomheten de fortjener, men som faktisk er nødvendige for en vellykket og effektiv systemintegrasjon.

For tiden jobber vi med en ny API-modul som er spesialdesignet for å passe det nye FS-APIet, primært for Drupal. Men visjonen vår går utover teknisk utvikling: Dette prosjektet er starten på et samarbeid mellom mange høyskoler og universiteter i Norge. Sammen ønsker vi i Frontkom å skape en forenklet og standardisert tilnærming til FS-integrasjoner som vil redusere kompleksiteten og forbedre resultatene for alle involverte parter.

Hvordan jobber vi med FS?

Arbeidet med FS-integrasjoner er en hovedsatsing hos oss. Vi jobber og har jobbet med integrasjoner for bl.a. NMBU, Nord universitet, MF, og UiB. Vårt første felles møte om FS-integrasjon ble gjennomført i september 2023, og vi fortsetter økten med flere samlinger fremover.

Vi har jobbet med høyskoler og universiteter i mer enn 10 år, og vi har mesteparten av Drupal-kundene innen denne sektoren. Med Drupal, det mest brukte CMSet for høyskoler og universiteter i Norge, har vi levert digitale tjenester til bedrifter, skoler og organisasjoner over hele landet. Nå satser vi på å spisse fokuset på edu-sektoren enda mer, for å sikre best mulig tjenester for våre samarbeidspartnere og deres brukere.

Målet med samarbeidet rundt FS-integrasjoner er å takle utfordringene vi ser i store organisasjoner med komplekse systemer. Det er en realitet at studieadministrasjon, inkludert håndtering av studier, emner og programmer, kan være en krevende oppgave. Vi jobber med å bedre dette ved gjennom kunnskapsdeling og åpenhet til hverandre, der vi viser hvordan vi jobber, samt dele tekniske løsninger på tvers av flere høyskoler og universiteter. Vi undersøker også om dette kan åpne for muligheten til å dele kostnader.

Vi er som nevnt for øyeblikket i prosessen med å utvikle en ny FS-modul som vil utnytte det nye GraphQL API-oppsettet. Dette prosjektet vil kreve en rekke tiltak fra kartlegging og innledende testing, til utvikling av basisfunksjonalitet og mer testing. Vi har en transparent tilnærming til dette arbeidet, hvor vi utarbeider estimater med arbeidsområder, og regelmessig rapporterer på forbrukt tid. Målet er å sikre at alle universiteter og høyskoler som integrerer mot FS GraphQL vil kunne dra nytte av arbeidet.

Vår fremdriftsplan for høsten 2023 er fylt med aktiviteter fra kartlegging av nye GraphQL APIer, til utvikling av modulen og igangsetting og vedlikehold. Vi har også planer for samarbeidsmøter, oppfølging og rapportering som forventes å strekke seg ut i desember.

Ved å bli en del av vårt samarbeid, sikrer du at dine behov blir hørt og adressert gjennom hele utviklingsforløpet. Dette fokuset på kunnskaps- og erfaringsdeling sammen med økonomisk fordelaktighet for alle parter, hjelper til å skape et sektor-samarbeid som vil komme alle involverte til gode.

Hva kan dette arbeidet bety for ditt universitet eller høyskole?

Ditt universitet eller høyskole kan dra stor nytte av vårt arbeid med FS-integrasjoner på flere måter. 

Et av målene med arbeidet vårt er å gjøre det lettere for studenter å finne det rette studiet. Vi ønsker å forbedre navigerbarheten og tilgjengeligheten av studiemateriell, noe som vil redusere friksjonen for potensielle studenter når de bestemmer seg for hvilket studie eller emne de skal velge.

Likeledes er et av våre hovedmål å gjøre det lettere for universitetene å rekruttere studenter og distribuere studiemateriell. Vi vil også forbedre effektiviteten av interne beslutningsprosesser. For eksempel - når en professor skriver studieinnhold, kan studieadministrasjonen raskere kunne godkjenne og forbedre tekster i FS, før kommunikasjonsrådgiver legger til selgende tekster på studiesidene.

Dette arbeidet vil også muliggjøre oppdaterte beskrivelser av emneplaner for de aktuelle semestrene over tid, noe som forbedrer kvaliteten og relevansen av kommunikasjonen til studenter og potensielle studenter. På denne måten søker vi å bygge en infrastruktur som vil tilrettelegge for en mer smidig og effektiv administrasjon av studier, emner og programmer innen høyere utdanning i Norge.

Totalt sett vil dette bidra til en mer strømlinjeformet opplevelse for både studenter og administrasjonen, og tillate høyere utdanningsinstitusjoner å fokusere mer på deres kjerneoppdrag: å tilby kvalitetsutdanning.

Hvordan kan du bidra til dette samarbeidet?

Det er mange måter du kan bidra på, og vi oppfordrer aktivt all deltagelse. En av de mest direkte måtene å engasjere seg på er å melde deg på vår neste samling via kontaktskjemaet vårt. Gjennom disse samlingene kan alle aktører komme sammen, diskutere, og dele kunnskap og ideer slik at vi kan jobbe sammen mot de mest effektive løsningene.

Vi vil gjerne at så mange som mulig fra utdanningsnorge blir med på prosessen. Ditt engasjement og dine innspill er verdifulle, ettersom det tilfører ulike perspektiver og erfaringer inn i arbeidet. Hver enkelt institusjon har unike utfordringer og situasjoner, og det at vi lærer fra hverandre kan bare styrke den samlede løsningen.

Vi ønsker også dine ideer om hva som bør/bør ikke være tema for fremtidige samlinger. Vi har allerede satt FS-integrasjoner som tema for neste samling, men vi er alltid på utkikk etter ideer til fremtidige emner. Ditt innspill kan bidra til å forme agendaen for fremtidige møter og sikre relevansen av diskusjonene våre.

Videre håper vi at universitetene vil presentere sine egne løsninger under den neste samlingen. Å se hvordan hvert universitet tilnærmer seg disse problemene, og hva deres spesifikke behov er, kan være veldig verdifullt for alle involverte. Disse presentasjonene trenger ikke å være undervisning, men mer en åpen samtale om hva som fungerer, hva som ikke gjør det, og hvor veien går videre.

Samlingene våre er ikke overveldende lange - det tar bare to timer av tiden din, men de er fulle av verdifull innsikt og muligheter til å bidra. Vi håper at du vil vurdere å bli med oss i denne innsatsen for å forbedre FS-integrasjonen på tvers av alle høyskoler og universiteter i Norge.

Meld deg via kontaktskjemaet, eller kontakt meg direkte for å delta.